Politique de confidentialité

Préambule

La société FICOBA SA, dont le siège est situé Boulevard Emile-Dalcroze 5, 1204 à Genève, et dont le numéro IDE est le CHE-108.044.881 (ci-après désignée « FICOBA ») édite le site internet www.ficoba.ch (ci-après le « Site internet ») et est amenée à traiter vos données à caractère personnel (ci-après désignées les « Données personnelles »).

FICOBA se conforme à l’ensemble des textes applicables en matière de protection des Données personnelles, et notamment à la nouvelle loi fédérale sur la protection des données Suisse (ci-après désignée la « nLPD ») entrée en vigueur depuis le 1er septembre 2023. La nLPD est ci-après désignée la « Réglementation ».

Nous vous invitons à prendre connaissance de la présente Politique de confidentialité. Celle-ci contient l’ensemble des informations dont vous pourriez avoir besoin concernant la façon dont FICOBA traite vos Données personnelles dans le respect de la Règlementation.

Les personnes visitant le Site internet, prenant contact avec FICOBA, postulant ou utilisant les services de FICOBA acceptent les termes de la présente Politique de confidentialité.

La Politique de confidentialité peut être mise à jour régulièrement notamment pour prendre en compte les évolutions législatives et réglementaires. Il est recommandé de consulter cette Politique de confidentialité régulièrement.

1. Identité du responsable de traitement

Dans le cadre de son activité de recrutement, FICOBA est le responsable de traitement des Données personnelles qu’elle collecte.

En cas de besoin, le délégué à la protection des données (DPO) de FICOBA peut être contacté à l’adresse email suivante : contact@ficoba.ch.

2. Objet de la Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité a pour objet d’indiquer aux personnes concernées par un traitement de Données personnelles effectué par FICOBA, les conditions dans lesquelles FICOBA met en œuvre lesdits traitements ainsi que les droits dont les personnes concernées bénéficient.

3. Personnes concernées par un traitement de Données personnelles

La présente Politique de confidentialité concerne tous les types de Données personnelles ainsi que tous les traitements auxquels elles peuvent être soumises, qu’ils soient manuels ou automatisés.

FICOBA traite les Données personnelles :

Des visiteurs du site internet www.ficoba.ch ;
Des personnes qui prennent contact avec FICOBA pour se renseigner sur ses services par mail, via le site internet ou par téléphone ;
Des candidats qui postulent sur le site internet www.ficoba.ch ;
Des entreprises qui nous sollicitent afin d’être mandatées pour des recrutements de personnel.

Les dispositions de la nLPD sont applicables aux résidents Suisses, tandis que les dispositions du RGPD sont applicables aux résidents de l’Union européenne.

4. Application des principes généraux de la Règlementation

L’ensemble des traitements de Données personnelles mis en œuvre par FICOBA le sont dans le respect des principes généraux de la protection des Données personnelles établis par la Règlementation, notamment au titre de l’article 6 de la nLPD.

Les Données personnelles sont collectées pour des objectifs précis et déterminés (les finalités) portés à la connaissance des personnes physiques concernées. Les Données personnelles ne sont pas utilisées pour d’autres finalités que celles déterminées initialement lors de leur collecte. Chaque traitement de Données personnelles est par ailleurs fondé sur une base légale déterminée.

Lorsque les Données personnelles sont soumises à des traitements par FICOBA, cette dernière applique le principe de minimisation, en conformité avec la Réglementation.

5. Données personnelles traitées, finalités des traitements et durées de conservation

Personne concernée	Types de Données personnelles traitées	Finalités du traitement de Données personnelles	Base légale du traitement de Données personnelles	Durée de conservation
Visiteur du Site internet	Informations techniques de navigation sur le Site internet (adresse IP, type de navigateur, système d’exploitation, choix de la langue, personnalisation de l’interface…)	Navigation et affichage optimisés sur le Site internet, optimisation de l’expérience client globale	Article 31. 2.b de la nLPD	13 mois à compter de la date de dépôt du cookie
	Informations sur la navigation sur le Site internet recueillies grâce aux cookies (parcours, pages consultées, temps de visite, nombre de clics…)	Amélioration de la navigation du visiteur et analyse de ses besoins	Information lors de la collecte (article 19 nLPD)	13 mois à compter de la date de dépôt du cookie
	Nom, prénom, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone	Traiter les demandes de renseignement des visiteurs du site internet	Information lors de la collecte (article 19 nLPD)	3 ans à compter de la fin de la relation commerciale ou du dernier contact
	Adresse email, numéro de téléphone	Prospection commerciale par l’envoi de renseignements sur les services FICOBA	Article 31. 2.b de la nLPD	3 ans à compter de la fin de la relation commerciale ou du dernier contact
Client	Nom, prénoms, identifiants personnels, adresse postale, email, numéro de téléphone	Gestion de la relation commerciale et fourniture des services	Conclusion ou exécution d’un contrat (article 31. 2.a de la nLPD )	Durée du contrat
Candidat	Nom, prénom, date de naissance, nationalité, adresse email, numéro de téléphone, curriculum vitae	Traitement des candidatures	Consentement	3 ans

6. Accès aux Données personnelles

Les Données personnelles traitées par FICOBA sont accessibles par les seules personnes qui y sont expressément habilitées, pour les besoins de l’activité de FICOBA. Les catégories de personnes ayant accès aux données sont les suivantes :

Salariés de FICOBA ayant à connaitre des informations dans le cadre de leurs fonctions ;
Maison mère de FICOBA ;
Prestataires de FICOBA dans le cadre de l’exécution du contrat et leurs salariés habilités ;
Entreprises partenaires de FICOBA et leurs salariés habilités.

Les catégories de personnes ci-dessus sont toutes tenues contractuellement de traiter les données dans le respect de la Règlementation.

Par ailleurs, il est précisé que FICOBA ne procède à aucun transfert de Données personnelles hors de l’espace économique européen. Si toutefois FICOBA était amenée à procéder à un transfert de Données personnelles vers un pays hors espace économique européen ou à une organisation internationale, elle en informerait les personnes concernées et se conformerait :

Aux articles 16 et 17 du la nLPD édictant les conditions de transfert de Données personnelles à l’étranger.
Aux articles 44,46 et 47 du RGPD en mettant en place l’un des dispositifs suivants : a) mise en place d’un contrat conforme aux clauses contractuelles types pour le transfert de DCP vers des pays tiers en vertu du RGPD (« clauses contractuelles types »), b) mise en place de règles internes d’entreprise contraignantes (« BCR ») ou c) tout autre dispositif de protection conforme à la règlementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel ;

7. Mesures de sécurité

FICOBA met en œuvre des mesures de sécurité et de protection techniques et organisationnelles des Données personnelles pour prévenir et empêcher toute altération, perte ou accès non autorisé à celles-ci.

Les solutions proposées par FICOBA et les Données personnelles que traite FICOBA sont hébergées sur les serveurs de la société Swisscloud computing ag, dont le siège est situé en Suisse au Räffelstrasse 32, 8045 Zürich et dont le numéro IDE est le CHE-371.150.560.

La connexion aux serveurs est sécurisée par un protocole de chiffrement SSL et des sauvegardes régulières sont effectuées dans les règles de l’art, notamment en appliquant le principe de redondance des données.

Lorsque FICOBA fait appel à des sous-traitants, elle s’assure que ces derniers respectent leurs obligations en matière de protection des Données personnelles, et notamment qu’ils présentent les mêmes garanties de sécurité que FICOBA.

8. Droits des personnes concernées par des traitements de Données personnelles

8.1. Informations sur les droits des personnes

Conformément à la Réglementation en vigueur, les personnes concernées par le traitement de leurs Données personnelles disposent des droits suivants :

Un droit d’accès aux Données personnelles que FICOBA traite, et la possibilité d’en obtenir une copie ;
Un droit de rectification des Données personnelles qui seraient inexactes et/ou incomplètes, ainsi qu’un droit d’effacement de celles-ci, si la personne concernée estime, notamment, que les informations ne sont plus nécessaires au regard de la finalité du traitement ou qu’elles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
Un droit de limitation du traitement des Données personnelles, notamment si la personne concernée conteste leur exactitude ou encore estime que les Données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
Un droit à la portabilité des Données personnelles permettant à la personne concernée de recevoir les données la concernant, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable de traitement ;
Un droit de retirer son consentement, à tout moment, lorsque le traitement des Données personnelles était basé sur le consentement de la personne concernée, ce, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci ;
Un droit de s’opposer, à tout moment, au traitement des Données personnelles basé sur l’intérêt légitime de FICOBA ainsi qu’à des fins de prospection commerciale.

8.2. Exercice de vos droits

Les droits mentionnés à l’article 8.1. peuvent être exercés à tout moment en adressant un courrier à l’adresse email suivante : contact@ficoba.ch.

L’exercice des droits des personnes sur leurs Données personnelles se fait sans frais. Toutefois, en cas de demandes manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, nous pourrons exiger le paiement de frais raisonnables tenant compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées, ou bien refuser de donner suite à ces demandes. Par ailleurs, dans certains cas spécifiques et pour des raisons de sécurité, FICOBA peut exceptionnellement demander à la personne souhaitant exercer ses droits de fournir une pièce d’identité justificative à l’appui de sa demande.

8.3. Délai de réponse

Nous nous engageons à fournir une réponse sur les mesures prises à la suite d’une demande d’exercice de droits dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans les délais légaux. Le délai légal en application de la nLPD est de 30 (trente) jours (article 25 de la nLPD).

8.4. Réclamation auprès de l’autorité compétente

Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) met à la disposition des personnes concernées des formulaires types de lettres de réclamation.